Hjálp

Fyrstu skrefin

Kassify sér um bókhaldið með þér. Bankinn sendir færslurnar, Kassify stingur upp á bókun og þú samþykkir. Hér sérðu hvernig þú kemst af stað.

Hvernig skrái ég mig inn?

1. Farðu á kassify.is og veldu Skrá inn.
2. Efst á síðunni er Skrá inn með rafrænum skilríkjum. Fyrir neðan getur þú skráð þig inn með netfangi eða með Google.

Ef innskráning með rafrænum skilríkjum virkar ekki enn hjá þér, notaðu netfang eða Google.

Kassify er í beta-prófun og aðeins boðnir notendur komast inn. Ertu ekki með aðgang? Veldu Skrá mig á biðlista.

Hvernig stofna ég fyrirtæki?

1. Eftir innskráningu sérðu Veldu fyrirtæki, eða Hefjum handa ef þú átt ekkert fyrirtæki enn.
2. Veldu + Stofna nýtt fyrirtæki.
3. Fylltu út Nafn fyrirtækis, Kennitala og Byrjun reikningsárs.
4. Veldu Stofna fyrirtæki. Þá opnast uppsetningin.

Hvernig fer ég í gegnum uppsetninguna?

Uppsetningin hefur sex skref: Fyrirtæki, Bókhaldið þitt, Innflutningur, Banki, Teymi og Lokið. Allt er vistað jafnóðum. Þú getur valið Klára síðar hvenær sem er og haldið áfram frá Heim.

Skref 1: Fyrirtæki

1. Farðu yfir upplýsingarnar. Nafn og heimilisfang koma úr fyrirtækjaskrá Skattsins þegar það tekst.
2. Veldu Breyta ef eitthvað er rangt.
3. Svaraðu Á VSK-skrá?. Ef svarið er Já setur þú inn VSK-númer (5 eða 6 tölustafir).
4. Veldu í hvaða mánuði Reikningsár byrjar.
5. Veldu Áfram.

Skref 2: Bókhaldið þitt

Kassify spyr Hvar er bókhaldið þitt í dag? svo hægt sé að flytja söguna með. Veldu það sem passar:

• Payday: við flytjum allt inn með lykli frá Payday.
• dk: við flytjum bókhaldið inn með auðkenningartákni úr dkPlus.
• Netbókhald: þú hleður upp skýrslum sem þú vistar í Netbókhaldi sem Excel.
• Excel: þú hleður upp stöðulista síðasta árs og viðskiptavinalista.
• Eitthvað annað, eða veit ekki: segðu okkur hvaða kerfi og við höfum samband.
• Bókarinn minn sér um það: þú býður bókaranum og hann flytur inn.
• Nýtt fyrirtæki: engin saga til, og innflutningi er sleppt.

Skref 3: Innflutningur úr Payday

Fyrst býrð þú til lykil í Payday:

1. Skráðu þig inn í Payday sem eigandi og farðu í Stillingar › Fyrirtæki › Samþættingar.
2. Smelltu á Bæta við, veldu PaydayAPI sem tegund tengingar og nefndu hana Kassify.
3. Afritaðu bæði ClientID og ClientSecret. Smelltu svo á Staðfesta og Vista í Payday.

Svo flytur þú inn í Kassify:

1. Límdu gildin í Client ID og Client secret og veldu Athuga og tengja.
2. Veldu hvort sagan byrjar í upphafi þessa reikningsárs eða þess síðasta. Allt þar á undan verður ein upphafsstaða.
3. Ef Kassify spyr til hvers lykill er notaður, veldu svar. Ef þú veist það ekki velur þú Veit ekki, bókarinn skoðar það.
4. Veldu Hefja innflutning. Innflutningurinn heldur áfram þó þú farir annað.
5. Í lokin ber Kassify hvern lykil saman við Payday. Þegar Tölurnar passa velur þú Halda áfram í bankann.

Gott að vita:

• Kassify les bara úr Payday og breytir aldrei neinu þar. Lyklinum er eytt þegar innflutningi lýkur.
• Aðeins eigandi Payday-aðgangsins getur búið til lykilinn og áskriftin þarf að innihalda forritaskil (API). Ef ekki, veldu Nota Excel-sniðmátin.
• Ef einhverjir lyklar passa ekki segir Kassify hvað munar og hvað þú getur gert. Þú getur líka valið Afturkalla innflutninginn.

Skref 3: Innflutningur úr dk

Kassify les bókhaldið beint úr dk í gegnum dkPlus. Til þess þarf dk útgáfu 5.1.0 eða nýrri og fyrirtækið tengt dkPlus.

Fyrst býrð þú til auðkenningartákn í dkPlus:

1. Skráðu þig inn í dkPlus sem notandi með aðgang að fyrirtækinu og farðu í Valmynd › Stillingar.
2. Undir Auðkenningartákn skrifar þú lýsingu (t.d. Kassify), velur fyrirtækið og stofnar táknið.
3. Afritaðu táknið.

Svo flytur þú inn í Kassify:

1. Límdu táknið í Auðkenningartákn (API token) og veldu Athuga og tengja. Ef dk sýnir enga kennitölu fyrir fyrirtækið spyr Kassify hvort þetta sé rétta fyrirtækið.
2. Veldu hvort sagan byrjar í upphafi þessa reikningsárs eða þess síðasta. Allt þar á undan verður ein upphafsstaða og eldri ár verða áfram í dk.
3. Ef Kassify spyr til hvers lykill er notaður, veldu svar. Ef þú veist það ekki velur þú Veit ekki, bókarinn skoðar það.
4. Veldu Hefja innflutning. Færslur, viðskiptavinir og sölureikningar koma yfir, reikningarnir með PDF eins og dk birtir þá. Innflutningurinn heldur áfram þó þú farir annað.
5. Í lokin ber Kassify hvern lykil saman við dk. Þegar Tölurnar passa velur þú Halda áfram í bankann.

Gott að vita:

• Kassify les bara úr dk og breytir aldrei neinu þar. Tákninu er eytt hjá okkur þegar innflutningi lýkur.
• dk rukkar 1.800 kr. á mánuði fyrir hvert tákn. Eyddu tákninu í dkPlus þegar innflutningi lýkur.
• Ekki með dkPlus? Veldu Nota Excel-sniðmátin og fylltu þau út með prófjöfnuði og viðskiptamannalista úr dk.
• Bankatengingin byrjar daginn eftir að bókhaldið í dk endar, svo engin bankafærsla er bókuð tvisvar.

Skref 3: Innflutningur úr Netbókhaldi

Fyrst sækir þú skýrslurnar í Netbókhaldi. Opnaðu hverja skýrslu, veldu sama tímabil í þeim öllum (frá 1.1. til síðasta dags sem á að flytja inn), ýttu á Keyra skýrslu og svo á Excel:

Svo flytur þú inn í Kassify:

1. Dragðu allar skrárnar í einu í reitinn. Kassify þekkir hverja skýrslu á dálkunum og sýnir hvað vantar.
2. Hakaðu við að skrárnar séu úr bókhaldi fyrirtækisins og veldu Lesa skrárnar. Kassify ber skýrslurnar saman upp á krónu áður en nokkuð er lesið inn.
3. Lyklarnir parast eftir RSK merkingu sinni. Ef Kassify spyr til hvers lykill er notaður, veldu svar.
4. Veldu Hefja innflutning. Í lokin ber Kassify hvern lykil saman við Stöðulistann.

Gott að vita:

• Upphafsstaðan er dálkurinn Flutt í Stöðulistanum. Skýrslurnar þurfa að byrja 1. janúar.
• Sölureikningar koma ekki úr Söluyfirlitinu: það segir ekki hvaða reikningar eru greiddir. Staða viðskiptavina kemur rétt inn með færslunum.
• Ef þú hleður sömu skrám upp aftur bókast ekkert tvisvar. Skránum er eytt þegar innflutningi lýkur.

Skref 3: Innflutningur úr Excel

1. Undir 1. Sæktu sniðmát velur þú Sækja við Upphafsstaða og við Viðskiptavinir.
2. Fylltu sniðmátin út úr síðasta ársreikningi. Afkoma síðasta árs fer á lykil 7210 Óráðstafað eigið fé.
3. Veldu dagsetningu í Staða miðað við, oftast síðasta dag síðasta árs.
4. Dragðu útfyllt skjal í reitinn undir 2. Slepptu útfylltu sniðmátunum hér. Eitt skjal í einu, .xlsx, mest 10 MB.
5. Kassify prófar skjalið. Lagaðu það sem Stenst ekki og settu skjalið aftur í reitinn.
6. Veldu Flytja inn. Ekkert er vistað fyrr en þú ýtir á þann hnapp.
7. Kassify ber tölurnar saman við skjalið, lykil fyrir lykil. Veldu Áfram í bankann.

Skref 4: Banki

Sjá Tengja bankann. Í beta-prófuninni stendur oftast Bankatengingar koma bráðum í þessu skrefi. Veldu þá Sleppa í bili. Færslurnar færðu inn með því að hlaða upp yfirliti úr netbankanum í Banka, og þú tengir bankann síðar frá Heim þegar tengingin opnast.

Skref 5: Teymi

Ef fyrirtækið er með starfsfólk sýnir Kassify lífeyrissjóð og stéttarfélag hvers og eins. Það ræður hvað þú greiðir í hverjum mánuði, svo það borgar sig að fara yfir það núna.

1. Veldu Breyta við þá sem eru merktir Vantar.
2. Veldu lífeyrissjóð og stéttarfélag.
3. Veldu Áfram.

Engir starfsmenn enn? Veldu Bæta við síðar.

Skref 6: Lokið

Þegar stendur Bókhaldið er tilbúið velur þú Fara á Heim. Þú getur líka valið Fara í kynningu (7 stopp) og séð helstu síðurnar.

Hvernig læt ég bókarann minn klára uppsetninguna?

1. Í uppsetningunni velur þú Afhenda bókaranum mínum.
2. Skrifaðu netfang bókarans í Netfang hans.
3. Undir Hvað hann á að gera hakar þú við það sem hann á að sjá um.
4. Skrifaðu skilaboð ef þú vilt og veldu Senda boð.

Bókarinn fær aðgang að fyrirtækinu og tekur við þar sem þú hættir. Bankinn er áfram hjá þér, því aðeins sá sem hefur bankainnskráningu fyrirtækisins getur tengt hann.

Hvað sé ég á Heim?

• Klárum uppsetninguna: það sem er eftir af uppsetningunni, til dæmis Tengja bankann eða Bæta við starfsfólki. Smelltu á hnappinn við hvert atriði. Þú getur falið listann með Fela.
• Til að gera: færslur sem bíða bókunar, færslur sem vantar fylgiskjal, reikningar sem eru ekki tengdir og næsti VSK-gjalddagi.
• Yfirlit yfir reksturinn, ógreitt, laun og VSK.

Viltu sjá kynninguna aftur? Farðu í Stillingar › Fyrirtæki og veldu Hefja kynningu í spjaldinu Kynning.

Tengja bankann

Þegar bankinn er tengdur berast færslur fyrirtækisins sjálfkrafa í Kassify á hverjum degi. Tengingin fer í gegnum Enable Banking og er aðeins lesaðgangur: Kassify sér færslurnar en getur aldrei fært peninga.

Á meðan á beta-prófun stendur eru bankatengingar aðeins opnar fáum fyrirtækjum. Flestir sjá að bankatengingar koma bráðum, eða engan hnapp til að tengja banka. Þá hleður þú upp yfirliti úr netbankanum í staðinn. Sjá Hvernig hleð ég upp bankayfirliti? neðar.

Hvernig tengi ég bankann?

1. Farðu í Banki í valmyndinni til vinstri. Þú getur líka valið Tengja við Tengja bankann á Heim.
2. Veldu Tengja banka.
3. Veldu bankann þinn og Tengja.
4. Sumir bankar biðja um þína eigin kennitölu. Settu hana inn undir Kennitalan þín og veldu Vista og halda áfram.
5. Enable Banking opnast. Smelltu á „Continue“.
6. Skráðu þig inn hjá bankanum með rafrænum skilríkjum. Ef bankinn biður um tvær kennitölur fer þín í efri reitinn og kennitala fyrirtækisins í þann neðri.
7. Samþykktu aðgang að reikningum fyrirtækisins. Þú kemur sjálfkrafa aftur í Kassify.
8. Undir Veldu reikninga hakar þú við reikninga fyrirtækisins. Þú getur gefið hverjum reikningi heiti og valið bókhaldslykil.
9. Veldu Tengja (hnappurinn sýnir fjölda reikninga).
10. Veldu hvaðan færslur eiga að byrja undir Sækja færslur frá.

Eftir það sækir Kassify nýjar færslur á hverjum degi. Viltu sækja strax? Veldu Samstilla núna.

Gott að vita:

• Innskráningin hjá bankanum þarf að klárast innan 30 mínútna, annars rennur hún út. Ekkert er vistað og það er óhætt að reyna aftur.
• Ef bankinn bað um kennitölu fyrirtækisins og reiturinn var auður klárast tengingin ekki. Reyndu aftur og fylltu hann út.

Tengingin er að renna út. Hvað geri ég?

Bankar leyfa aðgang í takmarkaðan tíma. Áður en hann rennur út birtist borði í Banka um hvenær tengingin endar.

1. Veldu Tengja aftur í borðanum.
2. Skráðu þig inn hjá bankanum eins og áður.

Færslur sem þegar eru komnar breytast ekki.

Hvernig aftengi ég bankann?

1. Í Banka finnur þú línuna Tengt við (bankinn þinn). Ef tengingarnar eru fleiri en ein smellir þú fyrst á fjölda bankatenginga til að sjá listann.
2. Veldu Aftengja við tenginguna og staðfestu með Aftengja.

Kassify hættir að sækja færslur. Allt sem þegar var sótt verður áfram í bókhaldinu. Þú getur líka lokað aðganginum hjá bankanum sjálfum.

Hvernig hleð ég upp bankayfirliti?

Ef þú getur ekki tengt bankann, eða vantar eldri færslur, hleður þú upp yfirliti úr netbankanum.

1. Sæktu yfirlit úr netbankanum, í sniði sem er talið upp hér fyrir neðan.
2. Í Banka velur þú Hlaða upp yfirliti.
3. Veldu skrána og svo Greina skrá. Kassify sýnir banka, tegund yfirlits, fjölda færslna og tímabil.
4. Veldu Bankareikningur. Ef reikningurinn er ekki til velur þú + Stofna nýjan bankareikning.
5. Veldu Staðfesta innlestur.

Kassify merkir færslur sem eru þegar til (tvítekningar), svo ekkert er lesið inn tvisvar. Öll yfirlit sem þú hefur hlaðið upp sérðu undir Innlesin yfirlit.

Kassify les þessi yfirlit:

• Bankareikningar: Arion banki, Íslandsbanki, Landsbankinn, Kvika banki og indó, sem Excel-skrá (.xlsx). Frá Íslandsbanka líka sem .csv.
• Kreditkort: Arion banki, Landsbankinn, Kvika banki og indó (.xlsx), og Íslandsbanki (.xls-skráin sem bankinn gefur).

Gamlar Excel-skrár (.xls úr Excel 97–2003) og skrár með lykilorði ganga ekki. Opnaðu þá skrána í Excel og vistaðu hana sem .xlsx.

Bankafærslur og tillögur

Í Banka bókar þú færslurnar mánuð fyrir mánuð. Kassify les hverja færslu og stingur upp á bókhaldslykli. Þú þarft bara að samþykkja, eða velja annan lykil.

Hvernig er síðan uppbyggð?

• Til vinstri eru Mánuðir. Veldu mánuð til að sjá færslur hans. Læstir mánuðir eru merktir Læst.
• Efst sérðu hve mikið er bókað, hve margar bíða og hve margar færslur vantar fylgiskjal.
• Undir fyrirsögninni stendur Sjálfstýring virk þegar Kassify hefur farið yfir allar færslur.
• Í hverri línu er Bókhaldslykill, Fylgiskjal og Bókun.

Bókstafurinn við lykilinn segir hvaðan hann kemur: K þýðir að Kassify stakk upp á honum, F að hann var paraður eftir fylgiskjali og R að regla setti hann.

Hvernig samþykki ég tillögu?

1. Smelltu á línuna til að opna hana.
2. Undir Tillaga Kassify sérðu lykilinn, textann og VSK.
3. Ef allt er rétt velur þú Samþykkja.

Viltu samþykkja margar í einu? Veldu Samþykkja tillögur efst. Það samþykkir allar tillögur sem Kassify er viss um (þær grænu).

Hvernig vel ég annan lykil?

1. Opnaðu línuna.
2. Veldu annan lykil í reitnum Lykill.
3. Lagaðu Texti eða VSK ef þarf.
4. Veldu Bóka.

Kassify lærir af því sem þú velur. Ef sambærilegar færslur eru til setur Kassify sama lykil á þær líka og segir þér hve margar.

Hvernig bóka ég margar færslur á sama lykil?

1. Hakaðu við færslurnar (eða veldu Velja allar).
2. Veldu lykil í Veldu lykil….
3. Veldu Bóka valdar.

Ef þú velur engan lykil bókast hver lína á sína eigin tillögu.

Hvað gerir „Flokka aftur“?

Flokka aftur biður Kassify að lesa óbókaðar færslur aftur og stinga upp á lyklum á ný. Það hjálpar til dæmis eftir að þú hefur bætt við bókhaldslyklum eða breytt reglum.

• Fyrir allan mánuðinn: veldu Flokka aftur við hliðina á Sjálfstýring virk.
• Fyrir sumar færslur: hakaðu við þær og veldu Flokka aftur í stikunni efst.
• Fyrir eitt yfirlit: opnaðu Innlesin yfirlit og veldu Flokka aftur við yfirlitið.

Bókaðar færslur, læstir mánuðir og lyklar sem einhver valdi sjálfur breytast ekki.

Hvað ef færslan er í erlendri mynt?

Kassify bókar í krónum á miðgengi Seðlabankans á bankadegi. Ef gengið er ekki komið stendur Gengi vantar og línan bókast þegar það berst.

Eru til flýtilyklar?

Já. Ýttu á ? til að sjá þá alla. Til dæmis: J og K fletta, Enter opnar línu, X velur línu, A velur lykil og F opnar fylgiskjal. Í Banka opnar ⌘K (Ctrl+K í Windows) lista yfir Aðgerðir á valdar færslur.

Ég bókaði rangt. Hvað geri ég?

Bókaðri færslu er ekki eytt. Þú leiðréttir hana eða bakfærir, og hvort tveggja sést í bókhaldinu.

1. Farðu í Skýrslur › Hreyfingar og finndu færsluna. Úr opinni línu í Banka kemstu þangað með Sjá í hreyfingum.
2. Opnaðu færsluna og veldu Leiðrétta (rétta lykla) eða Bakfæra (núlla hana út).
3. Skrifaðu ástæðu og staðfestu.

Ef mánuðurinn er læstur þarf fyrst að opna hann (sjá VSK).

Reikningar og kvittanir

Í Innsent safnar þú reikningum og kvittunum fyrir kostnaði. Kassify les hvert skjal sjálfkrafa (söluaðila, dagsetningu, upphæð og VSK) og tengir það við rétta bankafærslu þegar hún berst.

Hvernig hleð ég upp kvittun eða reikningi?

1. Farðu í Innsent.
2. Veldu Hlaða inn, eða dragðu skjölin beint inn á síðuna.
3. Veldu eitt eða fleiri skjöl: PDF, JPG, PNG eða mynd úr síma (HEIC).
4. Veldu Hlaða inn.

Skjölin birtast í listanum. Staðan segir hvort skjalið er Tengt við bankafærslu eða Ótengt. Ef Kassify fann ekki dagsetningu eða upphæð stendur Drög. Veldu þá Klára og fylltu út það sem vantar.

Hvernig fæ ég reikninga senda beint í Kassify?

Hvert fyrirtæki getur fengið sitt eigið netfang fyrir reikninga. Það sem þú áframsendir þangað fer sjálfkrafa í Innsent.

1. Farðu í Stillingar › Tengingar.
2. Undir Netfang fyrir reikninga og kvittanir velur þú Virkja netfang.
3. Veldu Afrita til að afrita netfangið.
4. Áframsendu reikninga á það netfang, eða gefðu birgjum það upp.

Handahófsstafirnir í netfanginu eru öryggislykill. Deildu því bara með þeim sem mega senda inn. Ef netfangið hefur farið of víða velur þú Skipta um öryggislykil. Þá hættir gamla netfangið að virka. Þú slekkur á því með Slökkva.

Hvernig tengi ég kvittun við bankafærslu?

Oftast gerist það sjálfkrafa. Ef ekki:

1. Farðu í Banka og finndu færsluna. Þar stendur Vantar í dálkinum Fylgiskjal.
2. Smelltu á Vantar. Líklegustu skjölin koma efst.
3. Veldu skjalið og Tengja. Ef upphæð eða dagsetning stemmir ekki alveg getur þú valið Tengja samt.

Þú getur líka dregið kvittun beint á línuna í Banka. Ef ein greiðsla er fyrir marga reikninga frá sama birgi stingur Kassify upp á þeim saman.

Hvað ef færslan þarf ekkert fylgiskjal?

Sumar færslur þurfa ekki fylgiskjal, til dæmis innborganir og greiðslur til ríkisins. Kassify merkir þær sjálft. Fyrir aðrar:

1. Smelltu á Vantar við línuna.
2. Ef þetta á alltaf við um þennan aðila hakar þú við Muna fyrir þennan aðila.
3. Veldu Þarf ekki fylgiskjal.

Viltu bara sleppa fylgiskjali í þetta eina skipti? Veldu Bóka án fylgiskjals.

Geta starfsmenn sent inn kvittanir?

Já. Starfsmaður sér síðuna Mitt. Þar velur hann Senda inn kvittun, velur skjal og Senda. Bókarinn fer svo yfir og bókar.

Sölureikningar og viðskiptavinir

Í Sala gerir þú sölureikninga og heldur utan um viðskiptavini. Kassify bókar reikninginn og sendir hann sem PDF í tölvupósti. Þegar greiðslan berst í bankann stingur Kassify upp á reikningnum og þú tengir hana við hann.

Áður en þú sendir fyrsta reikninginn

Farðu einu sinni í Stillingar:

1. Undir Fyrirtæki › Heimilisfang, VSK-númer og svarnetfang fyllir þú út heimilisfang og VSK-númer. Reikningur með 24% eða 11% VSK þarf að bera VSK-númer seljanda.
2. Undir Sala › Bankaupplýsingar á reikningum setur þú inn bankareikninginn sem viðskiptavinir greiða inn á.
3. Undir Sala › Merki fyrirtækis getur þú hlaðið upp merki (PNG eða JPG, mest 1 MB). Það birtist efst til hægri á reikningnum.

Hvernig bý ég til viðskiptavin?

1. Farðu í Sala og veldu flipann Viðskiptavinir.
2. Veldu Nýr viðskiptavinur.
3. Skrifaðu Kennitala. Þegar tíundi stafurinn er kominn sækir Kassify nafn og heimilisfang í fyrirtækjaskrá og fyllir út auðu reitina. Það sem þú hefur þegar skrifað breytist ekki.
4. Bættu við Netfang svo hægt sé að senda reikninga í tölvupósti.
5. Veldu Greiðslufrestur (dagar) og Tungumál reiknings og tölvupósts ef þarf.
6. Veldu Vista.

Erlendur viðskiptavinur? Hakaðu við Erlendur viðskiptavinur (án íslenskrar kennitölu) og veldu Land.

Hvernig sendi ég reikning?

1. Farðu í Sala og veldu Nýr sölureikningur.
2. Veldu viðskiptavin í Veldu viðskiptavin.
3. Athugaðu Útgáfudagur, Gjalddagi og Eindagi.
4. Fylltu út línurnar: Lýsing, Magn, Einingaverð og VSK. Veldu Bæta við línu fyrir fleiri línur.
5. Viltu láta skilaboð fylgja? Veldu Bæta skilaboðum við tölvupóstinn.
6. Skoðaðu forskoðunina til hliðar. Þar sérðu bæði Reikningur og Tölvupóstur.
7. Veldu Senda reikning og staðfestu með Senda.

Reikningurinn fær númer, er bókaður og sendur sem PDF á netfang viðskiptavinarins.

Aðrir möguleikar:

• Vista sem drög: geymir reikninginn án þess að bóka hann. Þú finnur hann undir Drög og getur valið Breyta drögum síðar.
• Örin við hliðina á Senda reikning:
  • Gefa út án þess að senda: gefur reikninginn út án tölvupósts, til dæmis ef þú sendir hann sjálf(ur).
  • Gefa út sem þegar greiddan: ef viðskiptavinurinn hefur þegar greitt.

Hvernig veit ég hvort reikningur er greiddur?

Kassify tengir greiðslu aldrei sjálfkrafa við reikning. Þú tengir hana í Banka:

1. Finndu innborgunina í Banka. Á innborgunum stendur Þarf ekki í fylgiskjalsreitnum, því innborgun þarf ekki fylgiskjal.
2. Smelltu á reitinn. Listinn Líklegustu skjölin opnast og reikningar sem stemma við upphæð og nafn eru merktir Tillaga.
3. Veldu Tengja við réttan reikning.

Eftir það stendur Tengt á línunni og reikningurinn telst greiddur. Í Sala getur þú síað eftir Ógreiddir og Greiddir. Efst sérðu Útistandandi kröfur.

Í Skýrslur › Aldursgreining sérðu hverjir skulda og hve lengi.

Hvernig sendi ég reikning aftur?

Opnaðu reikninginn og veldu Senda. Undir Sendingarsaga sérðu hvenær hann var sendur og hvort það tókst.

Hvernig bakfæri ég reikning?

Útgefnum reikningi er ekki eytt. Þú gerir kreditreikning:

1. Opnaðu reikninginn.
2. Veldu Búa til kreditreikning.
3. Kreditreikningurinn opnast með sama viðskiptavini og sömu línum, með neikvæðum upphæðum. Lagaðu línurnar ef þú kreditfærir bara hluta. Þú getur ekki kreditfært meira en stendur eftir af reikningnum.
4. Veldu Senda reikning, eða Gefa út án þess að senda undir örinni ef ekki á að senda hann. Með Vista sem drög geymir þú hann óbókaðan.

Drögum sem hafa aldrei verið bókuð getur þú eytt með Eyða drögum.

Laun

Í Laun heldur þú utan um starfsfólk, keyrir laun mánaðarlega, sendir launaseðla og skilagreinar. Kassify reiknar staðgreiðslu, lífeyri, félagsgjöld og launatengd gjöld fyrir þig.

Kassify millifærir aldrei laun. Þú greiðir út í netbankanum. Upphæðina til hvers starfsmanns sérðu í Skýrslur › Launaskilagreinar › Bankaskilagrein.

Hvernig bæti ég við starfsmanni?

1. Farðu í Laun og veldu flipann Starfsmenn.
2. Veldu Nýr starfsmaður.
3. Fylltu út Fullt nafn, Kennitala, Upphafsdagur og Netfang.
4. Settu inn Launareikningur (banki, höfuðbók og reikningsnúmer).
5. Settu inn Mánaðarlaun í 100% starfi og Starfshlutfall %. Greidd laun eru mánaðarlaun sinnum starfshlutfall.
6. Veldu Lífeyrissjóður og Stéttarfélag. Kassify fyllir út hlutföll félagsins.
7. Athugaðu Persónuafsláttur (%) og Orlofshlutfall (%).
8. Veldu Vista.

Netfangið skiptir máli: launaseðillinn er sendur þangað, og starfsmaðurinn sér launaseðlana sína undir Mitt ef hann skráir sig inn með sama netfangi.

Hvernig keyri ég laun?

1. Farðu í Laun og veldu Ný launakeyrsla.
2. Veldu Ár og Mánuður og svo Stofna drög.
3. Opnaðu keyrsluna. Þar er launaseðill fyrir hvern virkan starfsmann.
4. Bættu við því sem breytist milli mánaða, til dæmis tímum undir Launalínur eða Hlunnindi, og veldu Reikna.
5. Farðu yfir Heildarlaun, Útborgað og Heildarkostnaður.
6. Veldu Ganga frá og staðfestu með Ganga frá.

Þegar gengið er frá er keyrslan bókuð í bókhaldið og læst. Henni er ekki breytt eftir það.

Gleymdist starfsmaður eða bónus? Veldu Ný launakeyrsla aftur fyrir sama mánuð. Þá verður til viðbótarkeyrsla og staðgreiðslan reiknast ofan á fyrri keyrslu mánaðarins.

Næsta mánuð getur þú valið Afrita á síðustu keyrslu. Hún afritar starfsmenn og hlunnindi í ný drög.

Hvernig sendi ég launaseðla?

1. Opnaðu keyrslu sem gengið hefur verið frá.
2. Veldu Senda alla launaseðla og staðfestu með Senda.

Launaseðlarnir fara í tölvupósti á alla starfsmenn með skráð netfang. Þú getur líka opnað einn launaseðil og valið Senda launaseðil eða Sækja PDF.

Hvernig sendi ég skilagreinar til lífeyrissjóða og stéttarfélaga?

Skilagreinarnar eru næsta skref eftir launaseðla. Keyrslunni er ekki lokið fyrr en þær eru allar sendar.

Skilagreinar fara rafrænt til skilagrein.is.

1. Í keyrslunni finnur þú Skilagreinar til lífeyrissjóða og stéttarfélaga. Þar er ein skilagrein fyrir hvern sjóð eða félag.
2. Veldu Senda allar, eða Senda við eina.
3. Fylgstu með stöðunni. Móttekin þýðir að sjóðurinn tók við henni.

Sumir sjóðir krefjast innskráningar. Þá stendur Innskráningu vantar. Veldu Skrá í Stillingum og settu inn notandanafn og lykilorð frá sjóðnum. Sjóðir sem taka ekki við rafrænum skilagreinum eru merktir Sendist handvirkt. Þá velur þú Sækja XML og sendir skrána sjálf(ur).

Hvernig skila ég staðgreiðslu?

Kassify reiknar staðgreiðsluna en skilar henni ekki til Skattsins. Þú slærð tölurnar inn á Vefskilum RSK.

1. Farðu í Skýrslur og veldu flipann Staðgreiðsluskýrsla.
2. Veldu mánuð.
3. Reitirnir eru í sömu röð og á eyðublaðinu hjá RSK. Smelltu á tölu til að afrita hana og límdu hana inn hjá RSK.
4. Þegar þú hefur skilað velur þú Merkja sem skilað og setur inn Skiladagur.

Undir Skýrslur › Útsent sérðu hvað er skilað og hvað stendur út af, bæði staðgreiðsla, VSK og skil til sjóða.

Hvar sæki ég launaseðlana alla í einu?

Opnaðu keyrsluna og veldu Launaseðlar undir Útflutningur. Þá færðu alla launaseðla keyrslunnar sem PDF.

Hvað þú skuldar lífeyrissjóðum og stéttarfélögum sérðu í Skýrslur › Launaskilagreinar › Lífeyrir og félagsgjöld.

VSK

Kassify reiknar virðisaukaskattinn úr bókuðum færslum. Þú sérð hvað þú greiðir, eða færð endurgreitt, fyrir hvert tímabil. Kassify skilar ekki skýrslunni til Skattsins sjálft: þú afritar tölurnar inn á þjónustusíðu RSK.

Hvernig skila ég VSK-skýrslu?

1. Gakktu úr skugga um að allar færslur tímabilsins séu bókaðar og með fylgiskjal. Ef eitthvað vantar sýnir skýrslan Fylgiskjöl vantar.
2. Farðu í Skýrslur og veldu flipann VSK skýrsla.
3. Veldu Eitt tímabil og tímabilið, til dæmis Jan–feb.
4. Undir Reitir í skilagrein RSK sérðu Velta í 24% þrepi, Velta í 11% þrepi, Velta undanþegin VSK, Útskattur og Innskattur.
5. Veldu Opna VSK-skýrslu hjá RSK. Smelltu á ⧉ við hverja tölu í Kassify til að afrita hana og límdu hana í réttan reit hjá RSK.
6. Kassify reiknar ekki reiti sem eru merktir Fyllist út í hendi. Þá fyllir þú út sjálf(ur).
7. Þegar þú hefur skilað hjá RSK velur þú Merkja sem skilað, setur inn Skiladagur og velur Vista.

Þegar tímabil er merkt skilað læsir Kassify mánuðunum þess. Þá getur enginn bókað óvart inn í tímabil sem búið er að skila.

Viltu sjá mörg tímabil saman, til dæmis allt árið? Veldu Mörg tímabil.

Hvenær á ég að skila?

Næsti VSK-gjalddagi birtist á Heim undir Til að gera. Í Stillingar › Bókhald › Áminningar um skiladaga sérðu næstu skiladaga. Hakaðu við Senda áminningar í tölvupósti og stjórnendur fyrirtækisins fá póst 14 og 7 dögum fyrir hvern skiladag.

Hvernig læsi ég eða opna mánuð?

Læstur mánuður tekur ekki við nýjum færslum. Þú læsir mánuði sem búið er að ganga frá.

1. Farðu í Stillingar › Bókhald › Tímabilsstjórnun.
2. Veldu Læsa við mánuðinn. Ef óbókaðar færslur eru eftir segir Kassify hverjar þær eru.
3. Til að opna aftur velur þú Opna, skrifar ástæðu og staðfestir.

Aðeins stjórnandi getur læst og opnað tímabil.

Hvar stilli ég VSK-meðferð?

Í Stillingar › Bókhald › Virðisaukaskattur velur þú sjálfgefna VSK-meðferð á sölureikningum. Ef fyrirtækið er ekki á VSK-skrá hakar þú við Fyrirtækið er ekki VSK-skylt / starfsemi undanþegin skv. 2. gr. Á hverjum viðskiptavini og hverri línu getur þú valið aðra meðferð, til dæmis fyrir útflutning.

Skýrslur

Í Skýrslur er bókhaldið sjálft. Allt sem er bókað í Banka, Sölu, Innsent og Launum birtist hér. Hver skýrsla er á sínum flipa.

Hvaða skýrslur eru til?

• Stöðulisti: staða hvers bókhaldslykils, í upphafi og lok tímabils, með hreyfingum á milli.
• Hreyfingar: allar færslur, lína fyrir línu. Hér getur þú leitað, rakið færslu að fylgiskjali og leiðrétt eða bakfært.
• Fjárhagsfærslur: handfærslur sem þú bókar sjálf(ur) beint í fjárhag, til dæmis afskriftir eða leiðréttingar.
• VSK skýrsla: virðisaukaskattur fyrir hvert tímabil (sjá VSK).
• Staðgreiðsluskýrsla: staðgreiðsla hvers mánaðar fyrir Vefskil RSK (sjá Laun).
• Launaskilagreinar: veldu Lífeyrir og félagsgjöld (hvað þú skuldar lífeyrissjóðum og stéttarfélögum fyrir mánuðinn) eða Bankaskilagrein (útborguð laun til hvers starfsmanns, með reikningsnúmeri).
• Afstemmingar: banki, VSK og laun stemmd af fyrir hvern mánuð. Smelltu á stöðu til að sjá nánar.
• Aldursgreining: hverjir skulda þér og hve lengi.
• Ársreikningur: rekstrar- og efnahagsyfirlit fyrir rekstrarárið. Veldu Sækja PDF til að fá það sem skjal.

Laun og staðgreiðsla sjást aðeins þeim sem hafa aðgang að launum.

Efst til hægri er hnappurinn Sækja fylgiskjöl og tveir tenglar:

• Útsent: mælaborð fyrir árið sem þú velur. Skilategundir eru í línum og mánuðir í dálkum, og hver reitur sýnir hvort er Skilað, Á að skila eða Of seint. Færðu bendilinn yfir reit til að sjá nánar og smelltu til að opna skilin. Ítarlegur listi sýnir sömu skil í lista.
• Ársuppgjör: skýrslur til Skattsins fyrir tekjuárið.

Hvernig sæki ég skýrslu?

1. Veldu flipann.
2. Veldu tímabil eða dagsetningar.
3. Veldu Sækja skýrslu.

Á Stöðulista getur þú valið Flytja út í Excel.

Hvernig sæki ég öll fylgiskjöl tímabils?

Þetta er gott fyrir endurskoðanda, eða til að eiga afrit.

1. Veldu Sækja fylgiskjöl. Hnappurinn er efst til hægri í Skýrslur, Banki og Innsent.
2. Veldu tímabil.
3. Veldu Útbúa skrá.

Kassify tekur öll fylgiskjöl saman í eina zip-skrá ásamt hreyfingalista. Þú færð tölvupóst með hlekk þegar hún er tilbúin. Hlekkurinn gildir í 7 daga. Þú getur líka sótt skrána í sama glugga þegar hún er tilbúin.

Hvernig bóka ég handfærslu?

1. Farðu í Skýrslur og veldu flipann Fjárhagsfærslur.
2. Veldu Ný handfærsla (eða ýttu á N). Hnappurinn er fremst í línunni beint fyrir ofan listann, eins á Hreyfingum og Fjárhagsfærslum.
3. Settu inn dagsetningu og skýringu, og svo línur með lykli og upphæð. Debet og kredit þurfa að stemma.
4. Veldu Bóka.

Aðeins stjórnandi og bókari geta bókað handfærslur.

Leit

Leitarstikan efst á hverri síðu finnur allt í Kassify: færslur, reikninga, viðskiptavini, starfsmenn, síður, skýrslur og stillingar.

Hvernig leita ég?

1. Smelltu í leitarstikuna efst, eða ýttu á ⌘K (Ctrl+K í Windows). Þú getur líka ýtt á /.
2. Skrifaðu það sem þú leitar að: nafn, kennitölu, reikningsnúmer, upphæð eða orð eins og „VSK“.
3. Notaðu örvarnar og Enter til að opna niðurstöðu.

Viltu sjá allt sem fannst? Veldu Sjá allar niðurstöður.

Í Banka opnar ⌘K aðgerðalista Bankans. Þar notar þú / til að leita.

Hvað get ég fleira gert í leitinni?

• Fara beint í aðgerð: skrifaðu til dæmis „nýr sölureikningur“ eða „ný launakeyrsla“.
• Finna stillingu: skrifaðu til dæmis „merki“ eða „bankaupplýsingar“ og þú lendir beint á réttu spjaldi.
• Spyrja gervigreind: í niðurstöðunum birtist líka Spyrja gervigreind með því sem þú skrifaðir. Þá fer spurningin til aðstoðarmannsins (sjá Aðstoðarmaður og AI-tól).
• Skipta um tungumál: skrifaðu „tungumál“ eða „English“ og veldu tungumálið.

Aðstoðarmaður og AI-tól

Þú getur spurt um bókhaldið á venjulegu máli, til dæmis „Hver skuldar mér?“ eða „Hvað þarf ég að borga í VSK?“. Það gerir þú annaðhvort í Kassify sjálfu eða úr þínum eigin aðstoðarmanni, eins og Claude eða ChatGPT Codex.

Hvort tveggja er opið öllum fyrirtækjum. Aðstoðarmaðurinn sér aðeins það sem þú sérð í Kassify. Hann getur aldrei sent reikning eða bókað sjálfur: þú staðfestir hverja aðgerð.

Hvernig nota ég aðstoðarmanninn í Kassify?

1. Smelltu á hringlaga hnappinn neðst til hægri (Aðstoðarmaður).
2. Skrifaðu spurningu, eða veldu eina af tillögunum undir Prófaðu að spyrja.
3. Ef aðstoðarmaðurinn leggur til aðgerð, til dæmis að bóka færslu eða læsa tímabili, birtist tillaga. Veldu Staðfesta til að framkvæma hana, Breyta til að laga hana eða Hætta við.

Hvernig tengi ég Claude við Kassify?

AI-tól eru virk hjá öllum fyrirtækjum nema stjórnandi hafi slökkt á þeim. Ef þú sérð Slökkt er á AI-tólum hjá fyrirtækinu þarf stjórnandi að fara í Stillingar › Fyrirtæki › AI-tól og API og kveikja á Leyfa AI-tól.

Hver og einn tengir sinn aðstoðarmann:

1. Undir Tengja aðstoðarmann velur þú Afrita við Tengislóðin þín fyrir Kassify.
2. Í Claude opnar þú Settings → Connectors.
3. Veldu „Add custom connector“ og nefndu hann Kassify.
4. Límdu tengislóðina inn og veldu Add.
5. Veldu Connect, skráðu þig inn í Kassify og leyfðu aðgang.

Fyrir Codex eru skipanirnar sýndar á sama stað, undir Tengja Codex.

Þú þarft ekki API-lykil til að tengja Claude eða Codex. API-lyklar (fyrir forritara) eru fyrir skriftur og tól sem geta ekki skráð sig inn.

Hvernig leyfi ég aðstoðarmanni að gera breytingar?

Þegar þú tengir eigin aðstoðarmann (Claude, Codex) getur hann fyrst bara lesið bókhaldið. Áður en hann getur gert breytingar fyrir þína hönd þarft þú að gefa samþykki í Stillingum:

1. Farðu í Stillingar › Fyrirtæki › AI-tól og API.
2. Undir Leyfa aðstoðarmönnum að gera breytingar lestu Það sem þú samþykkir.
3. Skrifaðu nafn fyrirtækisins nákvæmlega eins og það birtist og veldu Kveikja.

Aðstoðarmaðurinn getur aðeins gert það sem þú getur gert sjálf(ur). Allar breytingar eru skráðar og þú slekkur á þessu hvenær sem er með Slökkva.

Hvernig samþykki ég aðgerð frá aðstoðarmanni?

Sending reikninga og aðrar áhættusamar aðgerðir þurfa alltaf samþykki þitt í Kassify.

1. Aðstoðarmaðurinn gefur þér tengil.
2. Opnaðu hann. Þú sérð Samþykkja sendingu (fyrir reikning) eða Samþykkja aðgerð.
3. Farðu yfir það sem á að gera.
4. Veldu Senda eða Samþykkja. Ef eitthvað er rangt velur þú Hafna.

Beiðnir renna út eftir smá tíma. Ef reikningnum var breytt eftir að beðið var um sendingu er beiðnin úrelt og ekkert sent. Þá biður þú aðstoðarmanninn um nýja beiðni. Á hverjum sölureikningi sérðu fyrri beiðnir undir Saga AI-sendinga.

Hvert fara gögnin?

Ef þú tengir eigin aðstoðarmann fara gögnin til fyrirtækisins sem þú valdir, samkvæmt þínum samningi við það. Sjá Persónuvernd og gögnin þín.

Notendur og hlutverk

Þú getur boðið bókaranum, endurskoðandanum og starfsfólki aðgang að fyrirtækinu. Hver og einn fær hlutverk sem ræður hvað hann sér og hvað hann má gera.

Hvaða hlutverk eru til?

Hvernig býð ég einhverjum?

1. Farðu í Stillingar › Fyrirtæki.
2. Í spjaldinu Meðlimir velur þú Bjóða meðlim.
3. Skrifaðu Netfang og veldu Hlutverk.
4. Veldu Senda boð.

Viðkomandi fær tölvupóst með tengli. Þegar hann opnar tengilinn og skráir sig inn fær hann aðgang að fyrirtækinu.

Hvernig breyti ég hlutverki eða fjarlægi notanda?

1. Farðu í Stillingar › Fyrirtæki › Meðlimir.
2. Veldu Breyta hlutverki eða Fjarlægja við notandann.

Aðgangur fellur strax niður þegar notandi er fjarlægður. Það þarf alltaf að vera minnst einn stjórnandi.

Hvernig vinn ég fyrir fleiri en eitt fyrirtæki?

Bókarar eru oft með mörg fyrirtæki. Smelltu á nafn fyrirtækisins efst í valmyndinni til vinstri til að skipta um fyrirtæki. Á síðunni Veldu fyrirtæki sérðu líka hve margar færslur bíða í hverju fyrirtæki og hvenær næsti VSK er á gjalddaga.

Stillingar og innskráning

Stillingar eru neðst í valmyndinni til vinstri. Þær skiptast í flipana Fyrirtæki, Bókhald, Laun, Sala og Tengingar. Sumt sjá bara stjórnendur.

Hvar breyti ég upplýsingum um fyrirtækið?

• Fyrirtæki: nafn, kennitala og byrjun reikningsárs.
• Fyrirtæki › Heimilisfang, VSK-númer og svarnetfang: birtist á launaseðlum og sölureikningum. Svarnetfang ræður hvert svör við reikningum og launaseðlum fara.
• Sala › Bankaupplýsingar á reikningum og Merki fyrirtækis.
• Bókhald › Bókhaldslyklar: lyklarnir sem fyrirtækið bókar á.
• Fyrirtæki › Hluthafar: hluthafar og arður.

Hvernig skipti ég um tungumál?

1. Farðu í Stillingar › Fyrirtæki › Tungumál.
2. Veldu Íslenska eða English.

Tungumálið gildir fyrir þig, ekki aðra notendur. Þú getur líka skrifað „tungumál“ í leitina.

Hvernig skrái ég mig inn með rafrænum skilríkjum?

Á innskráningarsíðunni er Skrá inn með rafrænum skilríkjum efst. Til að hann virki tengir þú fyrst skilríkin við aðganginn þinn:

1. Skráðu þig inn með netfangi eða Google.
2. Farðu í Stillingar › Fyrirtæki › Rafræn skilríki.
3. Veldu Tengja rafræn skilríki og staðfestu í símanum.

Þú aftengir skilríkin með Aftengja.

Ef innskráning með rafrænum skilríkjum virkar ekki enn hjá þér, notaðu netfang eða Google.

Hvernig kveiki ég á tveggja þrepa auðkenningu?

1. Smelltu á myndina þína neðst í valmyndinni til vinstri.
2. Veldu Stjórna reikningi.
3. Veldu Öryggi.
4. Undir Tveggja þrepa auðkenning velur þú Bæta við tveggja þrepa auðkenningu og svo Auðkennisforrit.
5. Skannaðu kóðann með auðkennisforriti í símanum, til dæmis Google Authenticator eða Microsoft Authenticator, og sláðu inn kóðann sem forritið sýnir.
6. Geymdu Öryggiskóðana á öruggum stað. Með þeim kemst þú inn ef þú týnir símanum.

Eftir það biður Kassify um kóða úr forritinu þegar þú skráir þig inn.

Þar breytir þú líka lykilorði og sérð hvaða tæki eru skráð inn.

Hvernig breyti ég vafrakökustillingum?

Þegar þú opnar Kassify fyrst velur þú Samþykkja allt eða Hafna öllu. Kassify virkar eins í báðum tilvikum. Vafrakökur eru aðeins notaðar til að skilja hvernig Kassify er notað.

Til að breyta valinu síðar:

1. Smelltu á myndina þína neðst í valmyndinni til vinstri.
2. Veldu Vafrakökustillingar.

Á síðum sem eru opnar án innskráningar, eins og þessari, er Vafrakökustillingar neðst á síðunni.

Hvernig skrái ég mig út?

Smelltu á myndina þína neðst í valmyndinni til vinstri og veldu Skrá út.

Persónuvernd og gögnin þín

Bókhaldið þitt er þitt. Hér er stutt yfirlit. Allar upplýsingar eru í persónuverndarstefnunni.

Hvar eru gögnin geymd?

• Kerfið og gagnagrunnurinn eru hýst í gagnaveri í Amsterdam í Hollandi (ESB).
• Fylgiskjöl og skrár eru geymd hjá Cloudflare.
• Öll samskipti eru dulkóðuð og gögnin eru dulkóðuð í geymslu. Kennitölur eru auk þess dulkóðaðar sérstaklega.
• Við tökum reglulega afrit af gögnunum.

Sumir þjónustuaðilar okkar eru bandarísk fyrirtæki. Listinn yfir þá er í persónuverndarstefnunni.

Hver sér bókhaldið?

• Aðeins þeir sem þú býður, og bara það sem hlutverkið leyfir (sjá Notendur og hlutverk).
• Allar aðgerðir eru skráðar.
• Starfsfólk Kassify fer aðeins inn í gögnin þín þegar það þarf til að aðstoða þig eða laga villu. Slíkur aðgangur er líka skráður.

Hvað gerir gervigreindin við gögnin?

Kassify notar gervigreind (OpenAI og Google Gemini) til að lesa reikninga og kvittanir, flokka bankafærslur og svara spurningum. Þessi fyrirtæki nota gögnin ekki til að þjálfa líkön sín. Gervigreindin gerir bara tillögur. Það ert þú sem bókar.

Hvað með bankann?

Bankatengingin fer í gegnum Enable Banking og er aðeins lesaðgangur. Kassify getur aldrei fært peninga. Þú getur hætt að deila hvenær sem er, í Kassify eða hjá bankanum.

Hvernig fæ ég gögnin mín eða læt eyða þeim?

Sendu beiðni á personuvernd@kassify.is. Við svörum innan mánaðar. Þú getur alltaf sótt skýrslur og fylgiskjöl sjálf(ur) í Skýrslur (sjá Skýrslur).

Hafðu í huga að lög um bókhald (nr. 145/1994) skylda fyrirtæki til að geyma bókhaldsgögn í 7 ár frá lokum reikningsárs.